Документирование управленческой деятельности в финансовом учреждении

Примерный перечень сведений, составляющих служебную (коммерческую) тайну организации:

1. Производство:

- структура производства, производственные мощности, основное оборудование, текущие запасы сырья, исходных материалов, комплектующих, объем выпуска продукции за период времени.

2. Управление:

- структура управления, в том числе зарубежными филиалами, дочерними предприятиями и п

р.;

- специфические методы управления подразделениями организации;

- схема управления организацией в обычном и оперативном режиме;

- содержание закрытых совещаний по вопросам управления.

3. Планирование:

- планы выпуска продукции (деятельности организации);

- планы сотрудничества;

- планы развития;

- планы обеспечения.

4. Маркетинг:

- содержание и направленность маркетинговых исследований;

- содержание оригинальных методик изучения рынка;

- важнейшие результаты (показатели, данные) изучения рынка, включая анализ и оценку реального состояния и перспектив развития рыночной конъюнктуры;

- содержание рыночной стратегии организации.

5. Сотрудничество:

- содержание сведений о заказчиках, подрядчиках, поставщиках, потребителях (покупателях), спонсорах и иных партнерах организации, поддерживающих с ней постоянные деловые отношения.

6. Переговорная деятельность:

- содержание коммерческих переговоров, их особенности и результаты;

- информация о подготовке к проведению переговоров.

7. Ценовая политика организации:

- данные о методах расчета цен, их структуре;

- данные об условиях предоставления скидок при заключении контрактов.

8. Научно-исследовательская и опытно-конструкторская деятельность:

- приоритетные направления проведения исследований;

- сведения, раскрывающие новации разрабатываемых изделий, процессов (до момента получения патента);

- важнейшие конструкционные характеристики разрабатываемых изделий.

9. Вопросы сохранения государственной (служебной и коммерческой) тайны. Обеспечение безопасности информации:

- сведения об организации работы по обеспечению сохранности государственной тайны (безопасности информации);

- сведения о допуске персонала организации к секретным работам (документам).

10. Прочие сведения:

- сведения, которые могут быть причислены к служебной (коммерческой) тайне на законных основаниях и исходя из специфики деятельности организации.

2.2. Организация работы по защите конфиденциальных документов от

несанкционированного доступа.

Во всех жизненных ситуациях следует неукоснительно выполнять одно правило: содержание служебных документов, тем более конфиденциальных, не подлежит разглашению. Об этом не следует говорить ни с близкими друзьями, ни с домочадцами, ни тем более со случайными людьми – вообще где бы то ни было во внеслужебной обстановке и в нерабочее время. Мотивация здесь проста и понятна. С одной стороны, подобные разговоры могут быть истолкованы окружающими без должного понимания. Но есть и более серьезные доводы. К примеру, распространяясь в неподходящей обстановке о содержании выгодного (или, наоборот, не слишком выгодного) контракта или об особенностях деловых контактов с другими организациями в будущем году, уже заложенных в проекты планов и соглашений, вы тем самым способствуете – пусть невольно – разглашению служебной и коммерческой тайны. Предоставлять информацию о содержании служебных документов лицам не имеющих к разглашаемой информации прямого отношения, рядовым сотрудникам разрешается только с ведома начальника.

Исходя из вышесказанного, следует предельно осторожно и внимательно обращаться с документами, содержащими сведения конфиденциального характера. С этой целью в организации планируется и осуществляется комплекс специальных мер, направленных на защиту указанных документов (информации) от несанкционированного доступа (разглашения, утраты и т. п.).

Как правило, подобный комплекс мер включает в себя:

- установление правил причисления той или иной информации (в виде обычных или электронных документов) к конфиденциальной;

- разработку и периодическое уточнение документов, регламентирующих порядок и правила обращения сотрудников организации с конфиденциальными документами;

- ограничение и разграничение доступа различных категорий сотрудников к конфиденциальной информации;

- обеспечение соответствующих условий для учета, хранения, обращения конфиденциальных материалов и повседневной работы с ними, обеспечивающих их надежную сохранность;

- применение и постоянное совершенствование средств защиты конфиденциальной информации;

- осуществление постоянного контроля за состоянием системы защиты конфиденциальной информации и полноты осуществления соответствующих мероприятий;

- периодическое ознакомление сотрудников организации с требованиями руководящих документов по вопросам сохранения в тайне конфиденциальных документов и сведений;

- обучение сотрудников службы обеспечения безопасности наиболее эффективным методам работы.

Большие масштабы «закрытого делопроизводства» порождают ряд проблем, связанных, прежде всего, с разграничением и ограничением доступа должностных лиц к документам конфиденциального характера, организацией особого порядка их учета и хранения, оборудованием специальных помещений для работы с ними. Мировые затраты на обеспечение безопасности конфиденциальной информации ежегодно достигают сотен миллионов долларов, и это – жизненная необходимость.

Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных документов и сведений, содержащихся в них, как правило, организуется и осуществляется одним из заместителей руководителя службы документационного обеспечения управления. В его подчинении, в свою очередь, находятся специалисты, отвечающие за отдельные направления в работе по обеспечению сохранности указанных документов и сведений. Специалисты по обеспечению сохранности конфиденциальных документов осуществляют в процессе работы несколько основных функций, в том числе:

- организационную;

- контрольную;

- информационную;

- методическую.

Ответственность за организацию и ведение соответствующей работы в структурных подразделениях организации, где имеют хождение конфиденциальные документы, несут руководители этих подразделений. Именно они следят за созданием и поддержанием нормальных условий работы с конфиденциальными документами на местах. К числу важнейших условий относятся следующие:

- работа с подобными документами должна производится только в специально отведенных для этого и соответствующим образом оборудованных помещениях. Право доступа в эти помещения предоставляется ограниченному числу сотрудников организации. Работа с конфиденциальными документами, а также их хранение за пределами соответствующих помещений не допускаются, поскольку возникает опасность их порчи или утраты;

- выдачу таких документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) следует производить под роспись. Для передачи документа в другое учреждение (подразделение) следует получить предварительное разрешение соответствующего начальника;

 Скачать реферат