Законодательство о защите персональных данных работника

¾ копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления, муниципальные и другие учреждения.

При работе с персональными данными сотрудниками отделов кадров должны соблюдаться следующие основополагающие принципы по их защите:

- личная ответственность руководства предприятия и работников отдела кадров за сохранность и кон

фиденциальность сведений о работе отдела и персональных данных, а также о носителях этой информации;

- разбиение (дробление) персональных данных между разными руководителями предприятия и работниками отдела кадров;

- наличия четкой разрешительной системы доступа руководства предприятия и работников отдела кадров к документам, содержащим персональные данные;

- проведения регулярных проверок наличия традиционных и электронных документов, дел и баз данных у работников отдела и кадровых документов в подразделениях предприятия.

Главным здесь является четкая регламентация функций работников отдела кадров по разным видам документов, дел, карточек, журналов персонального учета и баз данных. Посторонние лица не должны знать распределение этих функций, рабочие процессы, технологию составления, оформления, ведения и хранения документов, дел и рабочих материалов в отделе кадров. Под посторонними лицами понимаются не только злоумышленники или их сообщники, но и сотрудники предприятия, функциональные обязанности которых не связаны с работой отдела кадров. Следует также учитывать, что работник отдела кадров не должен быть осведомлен о порядке работы других сотрудников отдела.

Для этого первый руководитель предприятия должен издать приказ о закреплении за работниками отдела кадров определенных массивов документов, необходимого для информационного обеспечения функций, указанных в должностных инструкциях. Должна также быть схема доступа работников отдела кадров и руководящего состава предприятия, структурных подразделений к документам отдела, введена личная ответственность указанных должностных лиц и работников за сохранность и конфиденциальность персональных данных.

Не допускается, чтобы работник отдела кадров мог знакомиться с любыми документами и материалами отдела. Целесообразно, чтобы каждый из них был закреплен за определенной группой персонала предприятия и выполнял весь объем функций от подбора кандидата на вакантную должность до хранения документации.

В случае необходимости перераспределения обязанностей среди работников отдела (например, при болезни одного из них) издается соответствующее распоряжение начальника отдела кадров, в котором регламентируется характер изменений, их срок и дополнения к документам, делам и базам данных.

Следует соблюдать следующие особенности обработки и хранения документов.

Приказы по личному составу составляются, оформляются и хранятся в отделе кадров, а не в делопроизводственной службе.

Операции по оформлению, формированию, ведению и хранению личных дел выполняются одним работником отдела кадров, который несет личную ответственность за сохранность документов в делах и доступ к делам других работников.

Материалы, связанные с анкетированием, тестированием, проведением собеседований с кандидатами на должность, помещаются не в личное дело сотрудника, а в специальное дело с грифом «Строго конфиденциально». Объясняется это тем, что подобные материалы раскрывают личные и моральные качества сотрудника и могут при разглашении содержащихся в них сведений стать полезными злоумышленнику.

Материалы тестирования работающих сотрудников, их аттестации формируются в отдельное дело также с грифом строгой конфиденциальности. В случае изъятия из личного дела документа в описи дела производится запись с указанием основания для его изъятия и нового местонахождения. С документа, подлежащего изъятию, снимается копия, которая подшивается на место изъятого документа. Отметка в описи и копия заверяются начальником и работником отдела кадров. Замена документов в личном деле кем бы то ни было запрещена. Новые исправленные документы помещаются с ранее подшитыми.

Приказом первого руководителя предприятия должен быть установлен порядок выдачи и ознакомления руководящего состава с личными делами сотрудников. Личные дела могут выдаваться только на рабочие места первого руководителя предприятия, его заместителя по кадрам и начальника отдела (управления) кадров. Дела выдаются (в том числе начальнику отдела кадров или при наличии письменного разрешения – работнику отдела) под роспись в контрольной карточке. При возврате дела тщательно проверяется сохранность документов, отсутствие повреждений и включений в дело других документов или их подмены. Просмотр дела производится в присутствии руководителя. Передача личных дел руководителям через их секретарей или референтов не допускается.

Другие руководители предприятия могут знакомиться с личными делами (или при отсутствии личных дел – карточками формы Т-2) только непосредственно подчиненных им сотрудников; к справочно-информационному банку данных и другой документации отдела кадров они не допускаются. Ознакомление с делами осуществляется в помещении отдела кадров под наблюдением работника, ответственного за сохранность и ведение личных дел. Факт ознакомления фиксируется контрольной карточке личного дела. Работник предприятия вправе ознакомиться только со своим личным делом и трудовой книжкой, учетными карточками, отражающими его персональные данные. Факт ознакомления с личным делом также фиксируется в контрольной карточке.

Не менее строгого контроля требует работа со справочно-информационным банком данных по персоналу предприятия (карточками, журналами и книгами персонального учета сотрудников).

Отчетная и справочная работа отдела формирует каналы несанкционированного получения и незаконного использования персональных данных. В связи с этим первым руководителем устанавливается: кто, когда, какие сведения и с какой целью может запрашивать в отделе кадров. И, что особенно важно – определяется порядок дальнейшего хранения сведений, работа с которыми закончена: где эти сведения будут находиться, кто несет ответственность за их сохранность и конфиденциальность.

На документах, выходящих за пределы отдела кадров, может ставиться гриф «конфиденциально» или «для служебного пользования». В отделе кадров обязательно остаются копии всех отчетных и справочных документов. Целесообразно, чтобы подлинники этих документов после минования в них надобности возвращались в от дел кадров для включения в дело вместо хранящейся там копии.

В структурных подразделениях предприятия могут быть следующие документы, содержащие персональные данные:

- журнал табельного учета с указанием должностей, фамилий и инициалов сотрудников (находится у работника, ведущего табельный учет, - табельщика),

- штатное расписание (штатный формуляр) подразделения, в котором может дополнительно указываться, кто из сотрудников занимает ту или иную должность, вакантные должности (находится у руководителя подразделения),

 Скачать реферат