Влияние унификации документов на систему делопроизводства

Комплексный подход к изучению делопроизводства привел к разработке ИТУ методики организационного проектирования. Она включала ориентировочное и детальное обследование, анализ собранных материалов, разработку проекта рационализации системы делопроизводства, его внедрение. Среди методов обследования делопроизводства, предложенных ИТУ, — непосредственное наблюдение, опрос (интервьюирование), анкет

ирование, фотография, самофотография рабочего дня, хронометраж. Создание методики обследования системы делопроизводства — одна из выдающихся заслуг института. Все эти методы применяются до настоящего времени при проведении подобных работ.

При ИТУ были созданы структурные подразделения, занимавшиеся конкретными направлениями рационализации.

Кабинет стандартизации разрабатывал общесоюзные стандарты на документы, средства и предметы конторского труда, носители информации. Здесь были разработаны стандарты писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов и др.; форматов бумаги, а также стандарты на Материалы, используемые при работе с документами: чернила, ленты для пишущих машинок; разрабатывались образцы конторской мебели.

Физико-техническая лаборатория ИТУ разрабатывала нормы труда канцелярских служащих, изучала условия труда, оборудование рабочих мест, факторы, влияющие на нормы выработки.

Для установления связей ИТУ и Оргстроя с госаппаратом в 1928 г. при ИТУ было создано Консультационное бюро, сотрудники которого давали консультации по вопросам рационализации техники управления. Особое значение эти консультации имели для периферии. С целью популяризации своих достижений Оргстрой и ИТУ в апреле 1928 г. открыли выставку-музей, где демонстрировались достижения в области рационализации управленческого труда и делопроизводства.

В 1928 г. ИТУ совместно с Центрархивом РСФСР подготовил Правила постановки архивной части дело производства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР. Правила имели большое значение для организации текущего хранения документов, а также устанавливали порядок их уничтожения.

В 1931 г. ИТУ подготовил проект Общих правил документации и документооборота, предполагающий введение единых правил делопроизводства в общесоюзном масштабе. Это была первая серьезная попытка, предпринятая в советский период, создания комплексного нормативного документа, содержащего единые нормы организации и технологии делопроизводства. В Общие правила вошли требования к оформлению документов, правила их обработки от получения до пере дачи в архив, единые принципы организации делопроизводственных служб, их функции, должностные обязанности канцелярских работников.

В апреле 1932 г. ИТУ был закрыт. Сотрудники института были обвинены в некритическом заимствовании буржуазных теорий построения государственного аппарата. Все работы были прерваны, Общие правила не были доработаны и утверждены. Позже был ликвидирован и Наркомат рабоче-крестьянской инспекции. Движение за научную организацию труда было свернуто, прекратили свою работу и ведомственные и вневедомственные органы рационализации, были закрыты все периодические издания, освещавшие вопросы управления и делопроизводства. На следующие 30 лет прекратились научные разработки проблем документирования и организации работы с документами.

В истории делопроизводства начался длительный период ведомственного регулирования работы с официальными документами, при этом каждое ведомство решало их по-своему. Разработка системы делопроизводства того или иного наркомата осуществлялась через создание инструкции по делопроизводству для центрального аппарата и типовой инструкции для подведомственных учреждений, предприятий и организаций.

Среди общегосударственных актов, оказавших существенное влияние на делопроизводство советских учреждений, следует назвать, прежде всего, Конституцию 1936 г. С ее изданием впервые за годы советской власти были законодательно закреплены виды документов, издаваемые конкретными органами власти и управления.

Высший законодательный орган — Верховный Совет СССР — издавал законы, его Президиум — указы и постановления, народные комиссары — приказы и инструкции. Местные Советы депутатов трудящихся и их исполкомы принимали решения и распоряжения, начальники управлений и отделов исполкомов — приказы и инструкции. Руководители организаций, учреждений и предприятий, действующих на основе единоначалия, — приказы.

Ряд законодательных актов 1930—40-х гг. установили правила пользования печатями с государственным гербом; засвидетельствования копий с документов, касающихся личных прав и интересов граждан; ответственности за разглашение государственной тайны и за утрату документов, содержащих государственную тайну. Однако попыток комплексного законодательного регулирования работы с документами ни в довоенный, ни в послевоенный период не предпринималось.

Отсутствие организационно-методического центра по руководству постановкой делопроизводства в стране, общих норм в области документирования, подготовки квалифицированных кадров в области делопроизводства, ведомственная разобщенность — все это отрицательно сказывалось на управлении и состоянии работы с документами. Это было отмечено на 1-м Межотраслевом совещании по оргтехнике, созванном в июне 1941 г. Всесоюзным научным инженерно-техническим обществом машиностроителей. На совещании была разработана программа мероприятий по улучшению делопроизводства, которая предусматривала:

· создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства;

· разработку положения (статуса) о делопроизводстве для всех в качестве общеобязательных норм;

· разработку положения о кадрах канцелярских работников;

· механизацию труда канцелярских работников;

· унификацию и трафаретизацию служебной документации;

· создание единого учебного центра для подготовки и переподготовки кадров;

· изучение в школах правил составления служебных документов;

· подготовку и переподготовку преподавателей кадров по служебной документации;

· создание Всесоюзного института по вопросам делопроизводства.

Намеченные меры могли способствовать выработке общегосударственных норм в области делопроизводства. Реализовать эту программу помешала война.

В 1940-е гг. методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в советских учреждениях стало осуществлять Главное архивное управление. Его первой серьезной разработкой в этой области следует считать подготовку в 1943 г. проекта "Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий СССР". Проект был попыткой создать единые нормы в работе с официальными документами. Инструкция включала требования к оформлению документов; их учету (регистрации); порядок исполнения и контроля исполнения документов; организацию (классификацию и систематизацию) документов в делопроизводстве; организацию архива и правила сдачи документов в архив учреждения.

 Скачать реферат