Влияние унификации документов на систему делопроизводства
Высшие государственные учреждения — Сенат, Комитет Министров, Государственный Совет основывали свою деятельность на принципе коллегиальности. Делопроизводство в них велось в соответствии с законами, названными "учреждениями": "Учреждение Правительствующего Сената", "Учреждение Комитета Министров", "Учреждение Государственного Совета". Создание министерств
положило начало новому этапу развития системы управления и делопроизводства в России. Основой организации деятельности новых центральных органов управления стал принцип единоначалия. Коллегиальное обсуждение и принятие решений, характерное для коллегий XVIII в., стало тормозить управленческий процесс, которому требовалась гибкость и оперативность.
Внедрение новой системы управления началось изданием манифеста от 8 сентября 1802 г., провозгласившего создание первых восьми министерств, а завершилось изданием 25 июня 1811 г. "Общего учреждения министерств". По названию центральных учреждений вся система получила название министерской. Девятилетний срок, разделивший два закона, свидетельствует о том, что реформа центрального аппарата явилась не единовременным актом, а была длительным и сложным процессом. Это осознавалось идеологами министерской системы. М.М. Сперанский утверждал, что "учреждение министерства есть, конечно, важный шаг к лучшему устройству управления, но он есть первый шаг, а чтоб достигнуть совершенства, надобно сделать и первый, и второй, и третий". Организационное устройство министерств в период формирования министерской системы носило переходный характер, когда новые идеи организации управления и делопроизводства проверялись практикой работы отдельных ведомств. Наибольшую активность в поиске оптимальных решений проявили Министерство внутренних дел и Министерство финансов.
Цель "Общего учреждения министерств", завершившего министерскую реформу в начале XIX в., заключалась в законодательном закреплении единообразия в организационном устройстве министерств, которое базировалось на внедрении в их деятельность новых принципов управления. Принцип единоначалия, положенный в основу министерской системы, означал, что управленческие решения принимаются единолично конкретным должностным лицом в рамках его компетенции. Второй важный принцип — принцип иерархии — означал строгое распределение функций управления между структурными подразделениями и обязанностей чиновников по их реализации. Обязанности были установлены для чиновников всех рангов, их нарушение влекло за собой конкретную меру ответственности, определенную законом. Принцип иерархии означал последовательность подготовки решения и обязательное участие в этом процессе всех структурных подразделений и должностных лиц — от нижестоящих к вышестоящим. Внедрение этих принципов в организацию управления оказало влияние на структуру министерств и на систему работы с документами.
Министерство возглавлял министр, назначавшийся императором, и нес ответственность только перед ним. У министра могли быть заместители (один или несколько) — товарищи министра. При министре обязательно создавалась канцелярия. Министерство делилось на департаменты, которые в свою очередь состояли из отделений, а отделения — из столов. Во главе их соответственно стояли: директор департамента, начальник отделения
При необходимости в структуре министерств разрешалось образовывать "особенные установления": канцелярию при директоре департамента, счетные столы, ученые комитеты, чертежные, лаборатории.
"Общее учреждение" узаконило введение в аппарат министерств двух коллегиальных органов: при министре — "Совета Министра", при департаментах — "Общего присутствия департамента", носивших совещательный характер. В состав этих органов, в основном, входили чиновники. Во второй половине века наряду с чиновниками министерства в их состав включались представители крупного капитала, науки и искусства. Их знания и практический опыт способствовали всестороннему и профессиональному обсуждению конкретных вопросов и принятию наиболее верных решений. Сочетание принципа единоначалия с коллегиальным обсуждением сложных управленческих проблем должно было способствовать оптимизации управления в целом. Ход заседания совещательных органов (Совета Министра, Общего присутствия департамента) фиксировался в журналах.
Единство структуры, штатного состава чиновников и их должностных обязанностей позволили установить единый порядок в организации делопроизводства.
Компетенция должностных лиц в вопросах управления определила состав управленческих документов министерств. Закон прямо указывал, что "различная степень власти" — главная причина разделения прав и обязанностей чиновников в процессе создания документов. Поэтому законодательство Российской Империи достаточно четко определило виды документов, которыми осуществлялась переписка между органами власти и управления. Например, от императора министр получал указы и повеления, направлял ему доклады (или записки) и представления; от Государственного Совета получал высочайше утвержденные мнения, направлял представления и т. д.
Между собой министерства обменивались отношениями, сообщениями, официальными письмами.
В параграфе 262 "Общего учреждения министерств" впервые установлена зависимость юридической силы документа от правил его оформления: "Предписания Министров только тогда признаются действительными, когда они имеют установленную форму". К "Общему учреждению" приложены четыре формы "переписки", служившие эталоном для составления и оформления официальных документов. Они составлены на бланках с угловым расположением реквизитов, включающих наименование учреждения-автора, наименования структурных подразделений, дату подписания документа, исходящий регистрационный индекс, краткий заголовок к тексту. Позже появляется ссылка на номер инициативного документа. В правом углу документа указывался адресат. Первоначально бланки писали от руки, но с 20-х гг. XIX в. их стали изготовлять типографским способом.
При анализе "сношений" следует иметь в виду, что на одних документах наименование вида обозначалось, а в других "беззаглавных" оно отсутствовало. Его можно определить, зная соподчиненность автора и адресата.
Вышестоящие учреждения и чины, обращаясь к нижестоящим, писали адресат в дательном падеже: "Калужскому губернскому правлению". Равные друг с другом и нижестоящие, обращаясь в вышестоящие инстанции, использовали предлог "в": "В Калужское губернское правление".
Если документ адресовался конкретному лицу и нижестоящий обращался к вышестоящему, в состав адресата включалось обращение, соответствующее титулу: "его превосходительству", "его благородию". При общении равных должностных лиц и вышестоящих с нижестоящими титул опускался.
Документы в XIX в. обязательно имеют подпись-скрепу, в которых указывают наименование должностей.
Скачать реферат