Влияние унификации документов на систему делопроизводства

Оправдавшие себя на практике рациональные формы и методы создания и обработки документов могут быть доведены до уровня общей нормы лишь при условии, что все участвующие в процессах создания, обработки и использования документов и документной информации будут достаточно точно поддерживаться в своей деятельности этих единых правил и норм делопроизводства.

Создание унифицированных систем докум

ентации рассматривается как один из эффективнейших способов совершенствования ДОУ. Объектом унификации принято считать документы и системы документации. Однако унификация затрагивает, по мнению исследователей затрагивает вопросы их функционирования и приемы работы с ними. Следовательно, объектом унификации можно считать документационное обеспечение управления в целом.

Роль унификации не исчерпывается созданием унифицированных документов. Ее целям служит и разработка нормативных и методических материалов (ЕГСД, стандартов, инструкций и т.д.)

Во второй главе работы мы рассматриваем унификацию документов в историческом аспекте.

Исторически человек всегда стремился унифицировать приемы труда и разнообразить предметы деятельности. Влияние внешних факторов (дефицит времени и материалов) вынуждает человека унифицировать управленческий документ ( предмет труда в сфере управления).

Исследователи давно обратили внимание на исконное стремление деловых бумаг к единообразию. Так, Д.С.Лихачев отмечал шаблонные выражения в документах ХIV-ХV вв.

Возникшее как "канцелярский обычай" применение единообразных приемов, их повторяемость затем вылились в создание специальных сборников документов (называемых "формулярами" или "титулярниками"), содержащих образцы, которым было необходимо следовать при подготовке документов. Реформа в области письмоводства, проводившаяся в начале 19 века, потребовала унифицировать состав реквизитов и структуру текста документов, чтобы с наименьшей затратой времени знакомиться с его содержанием, как можно скорее распределять документы по назначению, т.е. унификация способствовала ускорению делопроизводственного процесса.

В дальнейшем унификация развивалась как система воздействия на форму документа через письмовники, риторики, пособия и руководства по делопроизводству, как ведомственная регламентация актов создания документа, как нормативное регулирование систем документации.

В 20-е гг. ХХ века работы по унификации проводились в русле стандартизации документов. Целенаправленно унификация документов развернулась с начала 70-х гг. и продолжается до настоящего времени.

Список использованной литературы

Источники

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.

2. ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.- М., 2003.

3. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., Издательство стандартов, 1983.

4. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. - М., Издательство стандартов, 1984.

5. ГОСТ Р 1.5-92. Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению. -М.- 1992.

6. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М., Издательство стандартов. 1997.

7. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.

8. ГСС РФ Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению.

Литература

9. Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ)/ В.И.Андреева.- М., 1996.

10. Архипова, Т.Г. Письмовники 19 века как руководство к составлению деловых писем и бумаг/ Т.Г.Архипова.- Секретарское дело.- 1997.- № 3

11. Вараева, А.В. Влияние результатов регламентации делопроизводства на ускорение процесса решения дел в Военном и морском министерствах России 19-20 вв./А.В.Вараева// Унификация систем документации: история, современное состояние, перспективы.- Главархив СССР, ВНИИДАД.- М., 1989.- С.109-106.

12. Виноградова, Т.В. Регулирование документообразования и унификация документов местных органов власти и управления в первой половине 19 века / Т.В. Виноградова.- Секретарское дело.- 1997.- № 3.

13. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. М.: Изд-во "Юридический колледж МГУ", 1994. - 85 с.

14. Делопроизводство: справ. пособие.- Омск: Фирма "ЛЕО", 1995. – 56 с.

15. Додонова, М.И. Использование методов унификации в совершенствовании документационных процессов/ М.И.Додонова// Унификация систем документации: история, современное состояние, перспективы.- Главархив СССР, ВНИИДАД.- М., 1989.- С.35-41.

16. Документы и делопроизводство: справ. пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев.- М.: Экономика, 1991.- 271 с.

17. Емышева, Е.М. Генеральный регламент – начало законодательного регулирования системы регулирования системы организации управления и делопроизводства/ Е.М.Емышева// Делопроизводство.- 2003.- № 1.-С.103-110.

18. Ерошкин, Н. П. История государственных учреждений дореволюционной России/ Н.П.Ерошкин. - М.: Высшая школа, 1983.

19. Зиновьева, Н.Б. Документоведение: учеб.-метод пособие/ Н.Б.Зиновьева.- М.: Профиздат, 2001.- 208 с.

20. Илюшенко, М.П. История делопроизводства в дореволюционной России / М.П.Илюшенко.- М.: РГГУ, 1993

21. Илюшенко, М.П., Документоведение. Документ и системы документации: учеб.пособие/ М.П.Илюшенко, Т.В.Кузнецова, Я.З.Лившиц. - М., 1977.

22. Илюшенко, М.П., Формуляр документа: учеб. пособие/ М.П.Илюшенко, Т.В. Кузнецова - М., 1966.

23. История делопроизводства в СССР/ под ред. Я.З.Лившица, В.А.Цикулина.- М.: МГИАИ, 1974.-134 с.

24. Карцева, Л.В. Руководить эффективно: учеб. пособие / Л.В.Карцева.- Казань.- ФГОУ, 2003.- 117с.

25. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления/ М.В.Кирсанова, Ю.М.Аксенов. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001.

26. Кокорев, В.И. Унификация документов управления/ В.И.Кокорев.- М., 1979.

27. Конькова, А.Ю. Письмовники XIX века как руководство к составлению деловых писем и бумаг / А.Ю.Конькова // Секретарское дело.- 1997.- № 3.- С. 105-113.

28. Кудряев, В.А. Организация работы с документами/ В.А. Кудряев.- М.: ИНФРА-М, 1998.

29. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления).- М.: ЗАО "Бизнес-школа Интел-синтез".- 2002.- 208 с.

30. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение/ Н.Н.Кушнаренко.- Киев.: Знание, 2000.- 460 с.

 Скачать реферат