Влияние унификации документов на систему делопроизводства

Документационное обеспечение управления предполагает наличие технологии преобразования исходных данных в результативную информацию. Этот процесс поддерживается информационной технологией - системой методов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации на основе применения технических средств.

Система документационного обеспечения управления включ

ает три взаимосвязанных составных части: подготовка управленческой документации, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения.

Государственная система документационногообеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

ГСДОУ включает в себя настоящие Основные положения, общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные и методические документы по вопросам документационного обеспечения управления.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, подчиненной непосредственно руководителю организации. Должностные лица организаций при работе с документами руководствуются требованиями Основных положений ГСДОУ и принятых вее развитие общесоюзных, отраслевых и республиканских нормативных и методических документов.

Общие требования к документам и службам документационного обеспечения распространяются на все системы документации органов государственного управления Союза ССР, союзных и автономных республик, суда, прокуратуры, арбитража, а также учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии. обеспечения являются нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, работ службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств.

Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в соответствии с принадлежностью их к определенной группе организаций.

В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций, типовых структур создаются следующие службы документационного обслуживания:

· в министерствах и ведомствах - управление делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;

· на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

· в ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации; в совместных предприятиях (организациях) - правлением; в акционерных обществах - учредительной конференцией; в кооперативах – состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива;

· в (органах местного самоуправления) и в аппарате управления общественных организаций – общий отдел. В состав общего отдела включается: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

· в организациях, не умеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:

· совершенствование форм и методов работы с документами;

· обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ГСДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами;

· сокращение документооборота, количества форм документов и документов;

· разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

· разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

· осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

· организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

· регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

· организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; размножение и проектирование бланков документов;

· разработка номенклатуры дел организации, обеспечения хранения дел и оперативного использования документной информации;

· организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

· организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

· разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительной дисциплины;

 Скачать реферат