Влияние унификации документов на систему делопроизводства

· осуществление контроля за правильностью оформления и формированияструктурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

· организация работы архива в соответствии с Положением о государственном архивном фонде;

· повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов;

· организация рабочих мест, АРМ, условия труда сотрудников службы ДОУ .

Как видим, организация

деятельности службы документационного обеспечения управления важная составляющая всей деятельности учреждения, организации и фирмы, от качества деятельности которой зависит эффективность управленческой работы.

1.2 Унификация документов: основные понятия

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Под унификацией понимается "приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию". По официальному определению унификация — это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров. Исходя из этого следует, что, во-первых, в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата — от руководителей до рядовых сотрудников.

Стандартизация документов - форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

Стандартизация — это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается "образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов". Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). В России деятельность по стандартизации координируется государственными органами стандартизации.

Стандартизация — сложный процесс. В ее состав входят такие элементы, как типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы стандартизации, с другой — виды работ, которые могут осуществляться как самостоятельные. Например, в широком смысле типизация — это разработка типовых конструкций или технологических процессов на основе общих для ряда изделий (процессов) технических характеристик. В документоведении этот метод используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст — это текст-образец, на основе которого в последующем создаются тексты аналогичного содержания.

Установлены следующие категории стандартов:

государственные стандарты (ГОСТ).

отраслевые стандарты (ОСТ);

республиканские стандарты (РСТ).

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Основная цель унификации управленческой документации – создание системы документов, внедрение которой, взамен применяемой даст значительный экономический эффект.

Работа по унификации включает:

· разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

· внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД:

· внедрение разработанных ОКТЭИ;

· ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие;

· разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

· разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Основные направления развития унификации документов

1.Сокращение избыточности информации в документах

Сокращение избыточности в документах может быть достигнуто тремя основными способами:

1.1.сокращением количество документов;

1.2. сокращением количество текстов входящих в документы. Сокращение объемов текста может быть достигнуто в результате следующих мер.

а) применения телеграфного стиля в изложении документов.

б) применения типовых текстов. При подготовке типовых текстов производится сокращение их объемов по сравнению с применяемыми ранее индивидуальными.

в) деления текста на четкие структурные части и элементы позволяющие за счет исключения переходов от одной фразы к другой сократить объем текста до 5%.

г) применения в отчетах, справках, докладных записках и в других документах, отражающих ход выполнения планов, заданий или установленных норм, информации по отклонениям, опуская те показатели, которые соответствуют планам, заданиям или нормам.

2.1. сокращением количество числа лиц, вынужденных читать документ

Для сокращения числа лиц, вынужденных читать документы, могут быть рекомендованы следующие меры:

а) рациональное построение документопотоков: в некоторых случаях с этой целью могут быть оправданы даже структурные изменения в аппарате управления.

б) правильное адресование документов, то есть адресование именно на тот уровень управления, на котором принимается решение по данному вопросу.

в) постоянная структура текста позволяет читать не весь документ, тому кто с ним знакомится, а разные части документа читать с различной скоростью.

4) указание фамилии составителя (исполнителя документа) и номера его служебного телефона не только повышает его ответственность, но стимулирует непосредственное к нему обращение, в том числе и по телефону, что создает условия для уменьшения переписки или более правильного адресования письма-ответа.

2.Создание общей модели построения документов является одним из основных направлений унификации и стандартизации документов в настоящий период. Рассматривая документы, можно выделить их общие и частные характеристики. Совокупность общих характеристик может быть представлена в виде модели. Применение графических моделей построения отдельных систем документации (формуляров-образцов), а при дальнейшем развитии и создание целой системы моделей, оказалось очень эффективным не только как направление, но и стало основным методом унификации и стандартизации документов. К рассмотрению этих моделей мы вернемся ниже в отдельной главе.

 Скачать реферат