Автоматизация учета основных средств на предприятии

Рис.2.9 Пример простой формы, в данном случае - справочная форма "Реквизиты фирмы".

Форма для перечня форм ОС для удобства представлена в виде ленточной формы, см. рис.2.10.

Рис.2.10 Пример ленточной формы, в данном случае - справочная ф

орма "Формы ОС".

Что касается документов, то каждый вид документов организован в виде формы списка с перечнем соотвествующих документов, а также отдельной простой формы для добавления, редактирования или просмотра конкретного, выбранного из списка документа (это касается "Актов ввода в эксплуатацию", "Актов сдачи-приемки отремонтированных ОС", "Актов списания объектов ОС", "Инвентарных карт", "Внутренних накладных"). Например, на рис.2.11 и 2.12.

Рис.2.11 Пример формы-списка документов, в данном случае - перечень внутренних накладных.

Рис.2.12 Пример формы-карточки документа, в данном случае - внутренней накладной.

Для удобства на каждой форме перечня есть необходимые управляющие кнопки - добавить, удалить, редактировать, печать ОС. Также печать доступна из самой карточки документа. Для каждого поля даты подключен календарик, см. рис.2.13.

Рис.2.13 Форма-календарик для выбора даты.

Для каждого поля даты есть две стрелочки, позволяющие смещаться на один день вперед по времени или назад, для более серьезных изменений предполагается вызов календарика, путем двойного щелчка по полю даты. Все сделано единообразно, чтобы пользователь не задавался лишний раз вопросом от формы к форме, как и что сделать.

Также каждая форма обеспечена необходимым количеством раскрывающихся списков, для того, чтобы пользователю было как можно меньше надо вручную вводить информацию, а в основном вводить из ранее набранных справочников. Большая часть заполняемых полей снабжена проверками, прежде всего это поля даты, чтобы идущие логически позже даты не опережали идущие ранее и т.д. Например, в поле руководителя на новую запись заведомо подставляется руководитель из реквизитов формы.

Также для удобства общей схемы работы в карточке документа допускаются для изменения поля из справочника основных средств, например, остаточная стоимость, фактические сроки использования и т.д.

C целью защиты нашего проекта мы поставим пароль на программный код всех модулей в редакторе VBA, а также поставим пароль на базу во избежание несанкционированного доступа к ней. Защиту можно расширить при помощи встроенных методов Access в том, случае если понадобится разделение прав, например, для главного бухгалтера, бухгалтеров и помощника бухгалтера. Например, помощник получит доступ только для чтения. Такая схема легко реализуется при помощи файла рабочей группы, в котором настраиваются права пользователей. Но нам сейчас нет необходимости в такой серьезной защите, поэтому ограничимся общим паролем на доступ к базе.

Результат формирования формы ОС выводится в файл-шаблон документа в Excel, см. на рис.2.14.

Рис.2.14 Заполненная форма шаблона для внутренней накладной, первый и второй лист

2.14.1 Технологическое обеспечение

2.3.1 Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации

Хранилище данных (data warehouse) - это автоматизированная информационно-технологическая система, которая собирает данные из существующих баз и внешних источников, формирует, хранит и эксплуатирует информацию как единую. Оно обеспечивает инструментарий для преобразования больших объемов детализированных данных в форму, которая удобна для стратегического планирования и реорганизации бизнеса и необходима специалисту, ответственному за принятие решений. При этом происходит слияние из разных источников различных сведений в требуемую предметно-ориентированную форму с использованием различных методов анализа.

Особенность новой технологии в том, что она предлагает среду накопления данных, которая не только надежна, но по сравнению с распределенными СУБД и оптимальна в отношении доступа к данным и манипулирования ими.

Хранилище информации предназначено для хранения, оперативного получения и анализа интегрированной информации по всем видам деятельности организации.

Данные в таком хранилище характеризуются следующими свойствами:

предметная ориентация - данные организованы согласно предмету, а не приложению (в соответствии со способом их применения);

интегрированность - данные согласуются с определенной системой наименований, хотя могут принадлежать различным источникам и их формы представления могут не совпадать;

упорядоченность во времени - данные согласуются во времени для использования в сравнениях, трендах и прогнозах;

неизменяемость и целостность - данные не обновляются и не изменяются, а только перезагружаются и считываются, поддерживая концепцию "одного правдивого источника".

большой объем и сложные взаимосвязи данных.

К основным категориям данных, которые располагаются в хранилище, относятся: метаданные, описывающие способы извлечения информации из различных источников, методы их преобразования из различных структур и форматов и доставки в хранилище; фактические данные (архивы), отражающие состояние предметной области и конкретные моменты времени; суммарные данные, полученные на основе проведенных аналитических расчетов.

Для уменьшения размера информационного хранилища до минимума при сохранении максимального количества информации применяются эффективные методы сжатия данных.

2.3.2 Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации

Для преобразования данных из хранилища в предметно-ориентированную форму требуются языки запросов нового поколения. Руководителям организации данные доступны посредством SQL-запросов, инструментов создания интерактивных отчетов на экране, более развитых систем поддержки принятия решений, многомерного просмотра данных посредством гипертекстовой технологии.

Для хранения данных обычно используются выделенные серверы, или кластеры серверов (группа накопителей, видеоустройств с общим контроллером).

Создание информационного хранилища данных требует решения ряда организационных вопросов, а также удовлетворения следующих требований к аппаратному и программному обеспечению.

Скорость загрузки. В хранилищах необходимо обеспечить периодическую загрузку новых порций данных, укладывающихся в достаточно узкий временной интервал. Требуемая производительность процесса загрузки не должна накладывать ограничения на размер хранилища. - Технология загрузки. Загрузка новых данных в хранилище включает преобразование данных, фильтрацию, переформатирование, проверку целостности, организацию физического хранения, индексирование и обновление метаданных. Это дает возможность объединить разнородную информацию из пакетов, применяемых в структурных подразделениях организации.

 Скачать реферат