Автоматизация учета основных средств на предприятии

наименование документа (формы);

код формы;

дата составления;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи и расшифровки.

Взаимосвязанность отражения обусловлена зависимостью совершае

мых фактов между собой. Например, после перечисления налогов уменьшится не только задолженность перед бюджетом, но и остаток денежных средств на расчетном счете.

Взаимосвязанное отражение хозяйственной деятельности организации в типовой конфигурации обеспечивается способом двойной записи на счетах бухгалтерского учета рабочего плана счетов. Двойная запись или проводка подразумевает, что сумма каждой хозяйственной операции записывается на счетах дважды (по дебету одного счета и кредиту другого).

Для регистрации всех совершаемых в организации хозяйственных операций в конфигурации предназначены объекты метаданных "Операция" и "Проводка". Операция является минимальной единицей учетной информации в системе.

Каждая операция может содержать одну или несколько проводок, отражающих хозяйственную операцию в бухгалтерском учете в натуральном и денежном выражении.

Операция включает не только проводки, но и некоторую общую часть, характеризующую ее в целом: дату, номер, сумму, содержание и комментарий.

Проводки операции могут быть сформированы документами, входящими в состав структуры метаданных, введены вручную или с помощью шаблона типовой операции. Принципиально возможно спроектировать документы, которые будут автоматически генерировать проводки всех операций, фиксирующих факты хозяйственной деятельности организации. Но на практике это не всегда экономически выгодно. Возможны случаи, когда хозяйственные операции единичны или лишь изредка повторяются, например выдача работнику займа или увеличение уставного капитала. Затраты на разработку документов с автоматическим формированием проводок в этом случае будут несоизмеримо больше, чем ввод проводок вручную.

При отражении хозяйственных операций вручную в экранной форме самостоятельно заполняют сумму и содержание операции, а также вводят бухгалтерские проводки с заполнением всех необходимых сведений об объектах аналитического учета, если по счету ведется аналитический учет.

Поскольку основанием регистрации операции является первичный учетный документ, в реквизите "Комментарий" указывают наименование и номер первичного документа.

Дата операции должна соответствовать дате составления первичного учетного документа.

Ввод и редактирование операции вручную производится в конфигурации при работе с журналом операций или проводок с помощью соответствующих пунктов меню "Действия" или пиктограмм.

Запись операции в информационную базу производится нажатием на кнопку "Записать" или "ОК".

Наиболее удобным является способ регистрации учетной информации с помощью документов. Режим использования настроенных документов позволяет автоматически генерировать операцию, а при необходимости - и проводки на основании информации, введенной в экранную форму документа.

Набор документов, автоматизирующих учет хозяйственных операций, рассчитан на ведение наиболее важных разделов учета:

учет операций по кассе;

учет операций по банку;

учет основных средств;

учет нематериальных активов;

учет материалов;

учет товаров;

учет затрат на производство;

учет издержек обращения;

учет выпуска продукции;

учет взаиморасчетов с поставщиками и покупателями;

учет оплаты труда;

учет расчетов с подотчетными лицами.

Документы типовой конфигурации позволяют практически полностью автоматизировать большинство участков учета. Они охватывают учет кассовых и банковских операций, материально-производственных запасов, расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, продаж товаров, работ, услуг и т.д.

В конфигурации "Упрощенная система налогообложения" использование документов для регистрации хозяйственных операций имеет первостепенное значение, поскольку при их проведении записи формируются на счетах не только бухгалтерского, но и налогового учета.

Документы типовой конфигурации классифицируют по различным основаниям.

По отношению к хозяйственной операции различают документы для отражения совершенных и совершаемых хозяйственных операций.

К первым относятся документы, которые фиксируют уже совершенные хозяйственные операции, например списание денежных средств с расчетного счета, потребление услуг сторонних организаций т.д.

Отличительной особенностью этих документов является отсутствие печатной формы, поскольку первичными являются те документы, на основании которых компьютерный документ собственно и вводится в информационную базу. Примерами документов первой группы являются "Выписка", "Услуги сторонних организаций".

Ко вторым относятся компьютерные документы, предназначенные для отражения совершаемых хозяйственных операций. Такие документы, как правило, имеют печатную форму для вывода на бумажный носитель первичного документа установленного образца. Работают с документом этого вида, как правило, в два этапа. Первый этап совпадает с началом совершения хозяйственной операции. Он включает заполнение экранной формы документа, вывод печатной формы на бумажный носитель и сохранение документа в информационной базе. На втором этапе документ вновь открывают, уточняют значение отдельных реквизитов, вновь сохраняют, но при этом проводят. В качестве примера можно привести документы "Приходный кассовый ордер", "Расходный кассовый ордер".

Учитывая выше описанную схему работы с документами, основанную на готовых шаблонах, в которые вносится ряд изменений при формировании, можно преобразовать эту часть работы в отдельный блок не нарушая общей системы работы, что ускорило бы и оптимизировало процесс.

1.2.2 Обоснование выбора задач, входящих в комплекс. Преимущества основной учетной системы 1С УСН, а также недостающие звенья автоматизированного учета

Как мы уже упоминали ранее, основой учета является АСУ - является 1С Бухгалтерия 7.7, УСН типовая конфигурация. Несомненно, эта система имеет огромное количество преимуществ, из них самые главные:

это открытость системы. Многие привыкли к тому, что компьютерная программа - это черный ящик. Что в нем происходит - никому, кроме разработчика, не понятно, а программа может делать только то, что в нее изначально заложено, и большего от нее не добиться. С системой 1С все с точностью до наоборот. По сути дела компания 1С продает не только готовые программы экономического назначения для ведения тех или иных видов учета, она еще и комплектует их инструментами, с помощью которых (обладая определенной квалификацией программиста, конечно же) можно перенастроить (перепрограммировать), доработать существующие решения индивидуально под нужды конкретного предприятия. Более того, с помощью имеющихся средств пользователю дается возможность создавать свои собственные учетные конфигурации. Такой подход придает системе 1С колоссальную гибкость, что выделяет ее из ряда подобных программ очень и очень сильно.

 Скачать реферат