Отчетность как основной ресурс управления коммерческой организации

Для того чтобы распределить ответственность по иерархии предприятий, используется понятие центров ответственности. По мнению О.А. Шапорова, структура предприятия может рассматриваться как совокупность центров ответственности, связанных между собой линиями ответственности. По этим линиям ответственности и составляется управленческая отчётность.

От статуса центра ответственности зависит форма

представления информации, конкретное содержание отчётности, специфика инструментов и методов, применяемых в системе учёта.

При составлении управленческой отчётности центра затрат основным источником информации является смета. Плановые, стоимостные показатели сметы центра затрат устанавливаются по каждому определённому участку или центру, по которым закрепляется ответственность. Управленческая отчётность предполагает составление отчёта об исполнении сметы (плана) и выявлении факторов, оказывающих влияние на отклонения.

Таким образом, подробная информация о ходе производственного процесса и динамике затрат для принятия текущих решений содержится в отчётности по центрам затрат. Сметы и отчёты об их исполнении являются оперативными и составляются на первом (нижнем) уровне внутрихозяйственной управленческой отчётности, разрабатываемой в рамках информационной системы управленческого учёта.

При формировании внутрипроизводственной отчётности о составе затрат по центрам ответственности могут быть использованы аналитические данные по носителям и местам затрат. Каждый центр ответственности обычно состоит из нескольких мест затрат, кроме того, включает расходы, не имеющие чётко выраженные места формирования.

Совокупность кратких сведений об отдельных показателях деятельности подразделения за короткий промежуток времени отражаются в сводке данных. Информационной базой такого вида отчётности является, прежде всего, оперативный учёт. При составлении сводок менеджеры соответствующего управленческого звена несут ответственность за реальность используемых данных.

Обобщается информация о контролируемых показателях данного центра ответственности в сводных отчётах. Как правило, отчётным периодом составления таких отчётов является месяц, но возможны и другие сроки, установленные вышестоящим управленческим звеном.

В большинстве организаций существует разделение ответственности менеджеров за вымещение тех или иных задач в общей структуре управления, достижение тех или иных намеченных результатов. Такое разделение ответственности часто имеет иерархическую структуру. Обычно в такой структуре условно выделяют три уровня, и менеджеры каждого из уровней имеют свои информационные потребности. Рассмотрим эти уровни [13].

Менеджер центра ответственности нижнего уровня должен быть ответственным за принимаемые оперативные решения в связи с разработкой, согласованием и выполнением производственного (рабочего) плана его подразделений. В связи с этим рекомендуется формировать отчёты для обеспечения менеджеров оперативной управленческой информацией начиная с нижнего уровня ответственности, где можно непосредственно влиять на результаты работы.

Планирование на нижнем уровне связано с получением подробной информации, которая имеет отношение к текущему времени, т.е. принимаемые решения являются краткосрочными по своей сути. Решения принимаются в отношении: дебиторской и кредиторской задолженности; заработной платы; выполнения графика (плана) работ; выявления и анализа отклонений фактических результатов от плановых.

На среднем уровне рассматриваются вопросы эффективности использования ресурсов для достижения более высоких результатов. Решения принимаются в отношении: закупок; месторасположения (хранения) запасов сырья, материалов и готовой продукции; продаж (по результатам проведённого анализа); прогноза потоков денежных средств.

Центры ответственности высшего уровня ориентированы на стратегическое планирование. По своей сути стратегическое планирование предполагает принятие решений в отношении всей организации в целом, оно направлено на долгосрочную перспективу и определяет направления развития организации в будущем. Решения принимаются в отношении: инвестиций в те или иные проекты; выхода на новые рынки (освоения потенциально возможных рынков); прогнозирования и бюджетирования.

Операционная информация, предназначенная для центров ответственности нижнего уровня, не должна дублироваться для центров ответственности среднего и высшего уровня в неизменном виде. Информация консолидируется согласно организационной и иерархической структуре ответственности, реализованной в организации.

Организация контроля и анализа по центрам ответственности направлена на выявление отклонений между плановыми и фактическими показателями по каждому центру, фиксирование отклонения во внутренней управленческой отчётности с организацией последующего анализа причин возникновения отклонений.

Раздел III «Технические параметры составления и представления отчётности». Управленческая отчётность включает в себя необходимую конкретным пользователям информацию, содержащуюся в базах данных управленческого учёта, а также полученную в результате выполнения процедур обработки информации. Управленческая отчётность состоит из совокупности отчётов, формируемых учётной системой автоматически и предназначенных для вывода на бумажный носитель.

Отчёт управленческого учёта включает следующие обязательные элементы: наименование отчёта; дату составления отчёта; период, за который составлен отчёт (за исключением отчётов с информацией на определённую дату); содержательную часть отчёта: наименования и значения показателей, характеризующих объект (объекты) учёта; наименование ответственного исполнителя (должность, ФИО); подпись ответственного исполнителя.

При формировании системы управленческой отчётности требует- ся [49]:

- определить форму, срок предоставления отчёта и ответственного за его составление;

- составить схему формирования управленческих отчётов, определить владельцев исходной информации;

- наделить ответственного полномочиями координатора, т.е. административно разрешить ему получение информации у её владельцев;

- определить пользователей информации и форму, в которой она будет им предоставляться. Внутренняя управленческая отчётность составляется для управляющего, несущего ответственность за достижение целей, и уже во вторую очередь для его начальника.

Управленческую отчётность можно формировать:

- в текстовом виде – чаще всего используют, чтобы объяснить причины отклонений каких-либо показателей от плановых или описать технологические процессы;

- в графическом виде – информация позволяет наглядно отобразить хозяйственные процессы компании или результаты расчётов показателей её деятельности;

- в табличном виде – отражаются плановые и фактические показатели, а также отклонения по ним.

Содержание управленческой отчётности должно соответствовать целям анализа и оперативного контроля, что делает необходимым наличие в отчётах первичной аналитической информации (отклонения от целей, норм и смет доходов, ранжирование отклонений и т.д.).

 Скачать реферат