Моделирование системы работы с договорами покупателей

После определения рамок системы и выявления основных исполнителей можно сформировать перечень исполнителей системы и их задач (таблица 1).

Таблица 1 - Перечень исполнителей и их задач

Для определения исполнителей и их задач можно также использовать внешние события (таблица 2). Зачастую к одному и тому же уровню или прецеденту, например, относится целая группа событий.

Таблица 2 - Перечень исполнителей и их задач на основе анализа внешних событий

Проанализировав внешние события и задачи исполнителей можно перейти к разделению предметной области на элементарные бизнес - процессы и соответствующие им прецеденты, которые затем необходимо будет описать в сжатом виде (таблица 3).

Таблица 3 – Перечень элементарных бизнес-процессов и соответствующих им прецедентов

Прецедент Сбор первичной информации: После подписания договора обеими сторонами, менеджер принимает заявку от покупателя. Рассматривает указанный товар в заявке, проверяет, есть ли он в наличии, обращаясь в систему складского учета, сверяет сроки, указанные в заявке со сроками возможной поставки.

Прецедент Ведение карточки договора: Менеджер на основе первичной информации заполняет карточку договора, вводит наименование контрагента (заводит его в базу), вводит номер и дату договора В карточке договора менеджер создает на каждую сделку спецификацию, и, если необходимо покупателю, счет. Менеджер после каждого этапа сделки заносит данные в карточку, т.е. если спецификация оплачена покупателем, менеджер указывает номер и дату платежного документа – система автоматически ставит состояние спецификации – оплачена.

Прецедент Пролонгация договора: В системе предусмотрена функция пролонгации договора. На основе «Соглашения о пролонгации договора», которое составляет менеджер, заверяет директор ООО «С» и которое согласовано с покупателем, договор может быть продлен на тех же условиях. Система автоматически продлевает срок действия договора на следующий год.

Прецедент Создание спецификации: Менеджер, рассмотрев и приняв заявку от покупателя, создает спецификацию. Система предлагает выбрать договор, после идентификации данных договора, система заполняет реквизиты необходимого контрагента. После этого менеджер заполняет все остальные поля документа, система при согласии пользователя проводит и выводит документ на печать.

Менеджер отправляет спецификацию на утверждение руководителю фирмы.

Прецедент Создание счета: Покупатель может оплатить товар по спецификации, либо запросить счет. В этом случае, менеджер открывает необходимую спецификацию и создает счет, система после идентификации данных спецификации, заполняет автоматически реквизиты документа.

Система при согласии пользователя проводит и выводит документ на печать.

Менеджер отправляет счет на утверждение руководителю фирмы.

Прецедент Контроль за исполнением договора: Система управления сбытом при создании спецификации анализирует состояние договора, если состояние активно, т.е. есть неоплаченная спецификация, система выводит сообщение.

По истечении определенно срока (5 лет) система удаляет карточки договоров с пустой историей, перед этим выведя сообщение об истечении срока хранения неактивного договора в архиве.

Начальник МТС и С контролирует правильность результативной информации, следит за загруженностью каждого менеджера, имеет доступ ко всем базам контрагентов и ко всем базам договоров.

Прецедент Управление безопасностью: Доступ к договорам и контрагентам может быть разграничен не только по подразделениям компании, но и по менеджерам. Администратор может наложить любые ограничения для каждого сотрудника - договоры будут отображены или скрыты в зависимости от потребностей и логики бизнес-процессов предприятия.

В соответствии с выделенными прецедентами можно составить диаграмму прецедентов (рисунок 2), которая наглядно иллюстрирует все прецеденты, их исполнителей и взаимосвязи между ними.

 Скачать реферат