Теории управления

Соблюдайте правило, что входить в кабинет нельзя, если там уже кто-то находится. Желательно, чтобы все лица, которым необ­ходим прямой контакт, имели бы фиксированное время визита. В то же время чрезмерная недоступность ведет к потере информа­ции, к задержкам в принятии назревших решений.

Основную роль в планировании служебных контактов отве­дите вашему секретарю: он должен решать вопрос о

необходи­мости визита, устанавливать и пересматривать время контактов, давать справки.

Приглашая на беседу, предупредите о времени, длительно­сти, теме беседы. Многие беседы удобнее проводить в кабинете,а некоторые — в общей комнате, где имеются максимальные удобства для посетителей.

Чтобы беседа стала успешной, эффективной, необходимо:

• высказываться кратко и по существу;

• опираться только на фактические данные, не увлекаясь деталями;

• избегать назидательности;

• искать пути урегулирования проблемы, не обострять беседу;

• осторожно использовать слово «Я».

Если в работе руководителя большое значение имеет прове­дение совещаний, то в работе менеджера — попарные контакты Совещание — это вид служебной деятельности менеджера. Слу­жебные совещания должны планироваться, на совещания выно­ситься только те вопросы, которые не могут быть решены в ра­бочем порядке.

Не приглашайте на совещание людей по принципу: «Ему будет полезно знать». По каждому вопросу, который выносите на рас­смотрение, должен быть заранее продуман регламент его обсужде­ния, по возможности подготовлен проект решения. Общая про­должительность совещания не должна превышать 1,5 ч.

Служебные совещания с повторяющейся тематикой реко­мендуется проводить по следующей схеме:

• заслушивание информации о выполнении предыдущего решения (3—5 мин);

• информация, вынесенная на обсуждение (10—15 мин);

• выяснение отдельных деталей сообщения (3—5 мин);

• слушание ответственных исполнителей, которые не спра­вились с поставленными задачами (4—5 мин);

• обсуждение поступивших предложений и принятие реше­ния (15—20 мин).

Вся информация и сообщения должны быть лаконичны, яс­ны и конкретны. Все решения, принятые на совещании, долж­ны строго контролироваться.

Менеджер должен уметь слушать, не перебивая, не преры­вая, не отвлекаясь на другие дела.

Не высказывайтесь «с ходу» по любому служебному вопросу Категоричность и безаппеляционность не повысят ваш автори­тет. Умейте оказывать внимание собеседнику. Интерес, восхи­щение и похвала способствуют признанию важности беседы.

Учитесь понимать человека, обращая внимание на глаза, мимику, жесты, позу собеседника

Умение общаться с деловым партнером — один из опреде­ляющих факторов в процессе ведения переговоров. Дж. Карнеги предлагает шесть правил, следуя которым, можно влиять на лю­дей:

Правило /. Искренне интересуйтесь другими людьми.

Правило 2. Улыбайтесь.

Правило 3. Помните, что на любом языке имя человека — это самый сладостный и важный для него звук.

Правило 4. Будьте хорошим слушателем. Поощряйте других

говорить о себе.

Правило 5. Говорите о том, что интересует вашего собесед­ника.

Правило 6. Внушайте собеседнику сознание его значимости и

делайте это искренне.

Менеджер должен знать и учитывать национальные особен­ности, обычаи страны.

Внешний облик, манеры. Специфика предпринимательской деятельности предъявляет весьма серьезные требования к внеш­нему облику ее участников. Бизнесмен/менеджер должен быть всегда опрятен: плохо завязанный галсгук или нечищенные бо­тинки — свидетельство нетребовательности к себе или безразли­чия к окружающим, рассеянности и несобранности.

Не носите одежды ярких цветов или слишком пестрых узо­ров. Для руководителя предпочтителен консерватизм в одежде: костюмы спокойных тонов и классических фасонов, однотон­ные светлые сорочки, тщательно подобранные галстуки и ника­кой бижутерии (значков, брелков, цепочек, перстней, булавок). Не кладите в наружные карманы ручку, карандаш, очки, рас­ческу и другие предметы.

Официальные приемы требуют определенной одежды, о чем указывается в приглашении: парадная одежда, фрак, смокинг или обычный костюм. Костюм, надеваемый в официальных случаях, не должен быть спортивным, а пиджак и брюки — раз­ного цвета. Женщинам на обед, ужин, вечерний прием реко­мендуется вечерний туалет.

Следите за своей походкой: ходить следует твердо, прямо, не вразвалку и не сгибаясь, с достоинством.

Отучайте себя от дурных привычек: не следует сидеть «развалясь» в кресле, раскачиваться на стуле, сидеть на самом ею краешке, класть ногу на ногу, покачивать ногой во времяразговора и т.д. Держите под контролем руки — ваши жесты должны быть сдержаны и целесообразны.

Никогда не забывайте, что на ваши внешний вид и манеры всегда обращают внимание.

Обладайте чувством меры — всякие отклонения раздражают окружающих и «работают» против вас.

Не будьте излишне бойкими, страстными, как не будьге слишком вялыми, тихими и безразличными.

Следчтс за впечатлением, которое вы производите на окру­жающих, но не ради самолюбования, а для самокоррекции.

Деловая переписка. Деловые (коммерческие) письма широко применяются при организации деловых контактов между орга­низациями, фирмами. Стиль официальной переписки может изменяться в зависимости от языка и традиций разных стран, однако он подчиняется общим правилам.

Любой деловой документ содержит несколько таких обяза­тельных позиций, как обращение, комплимент (это выражение вежливости), подпись, дата, адрес.

Деловое письмо должно быть кратким и понятным, грамот­ным и вежливым. Деловое письмо принято писать на бланках фирмы или организации. Внешний вид бланка служит своеоб­разной визитной карточкой фирмы. Чем официальнее бланк, тем официальнее должен быть стиль письма.

Всякое письмо начинается с записи адреса. Сначала пишут «кому», а затем «куда».

В Китае на первом месте стоит фамилия, а затем имя (Ден Сяопинь). Обращаясь, употребляйте титул или звание (граф, доктор, магистр и т.д.). В США и Англии замужние дамы пишут имя и фамилию своего мужа. Для незамужних дам всегда указы­вают их имя.

Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма. Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пи­шется один раз, в левом верхнем углу письма. Затем необходимо написать фамилию адресата с инициалами, первыми пишутся инициалы, а затем фамилия. Вежливость требует поставить пе­ред инициалами одно из сокращений «Г-ну (господину), «Г-же») (госпоже) или «Г-дам»» (господам).Наименование организации отправителя

Дата написания письма

Тема письма

Основной текст

(печатается через 1,5—2 интервала с выделением полей слева 2—3 см и справа 1,5—2см)

 Скачать реферат