Методология построения системы управления качеством в университетском комплексе

Документированная процедура

Документированная процедура (ДП) (методика)– документированный установленный способ осуществления деятельности или выполнения определенной работы (процесса).

В качестве средств описания процесса могут использоваться текст, потоковые диаграммы, таблицы, комбинации из них или любые другие подходящие средства в соответствии с потребностями ОУ.

ДП долж

ны содержать необходимую информацию и быть идентифицированы, они могут содержать ссылки на РИ СТО, которые определяют порядок выполнения работ, нормативные документы и записи, которые используются или создаются при реализации ДП. Документированные процедуры, как правило, описывают действия, которые охватывают различные функции, в то время как РИ обычно регламентируют задачи, относящиеся к одной функции [4].

Обязательные документированные процедуры, рекомендуемые стандартом ГОСТ Р ИСО 9001–2001 [13]:

– управление документацией (п. 4.2.3 стандарта);

– управление записями (п. 4.2.4 стандарта);

– внутренние аудиты (проверки) (пп. 8.2.2 стандарта);

– управление несоответствующей продукцией (пп. 8.3 стандарта);

– корректирующие действия (пп. 8.5.2 стандарта);

– предупреждающие действия (п. 8.5.3 стандарта).

Тем не менее, ввиду сложности процессов, протекающих в ОУ, реальное количество ДП в СК ОУ может быть значительно больше. Они должны регламентировать все основные и вспомогательные процессы менеджмента, управления ресурсами, проектирования и предоставления образовательных услуг, измерения, анализа и улучшения. В процессе реализации проекта разработаны следующие документированные процедуры СМК ЮРГУЭС: ДП ЮРГУЭС 7.3/01 Проектирование учебного процесса, ДП ЮРГУЭС 7.2.1/01 Довузовская подготовка, ДП ЮРГУЭС 7.5.01/02 Реализация основных образовательных программ, ДП ЮРГУЭС 7.5.0.2./01 Научно-исследовательская деятельность, ДП ЮРГУЭС 6.1./01 Управление финансами, ДП ЮРГУЭС 6.2./01 Управление персоналом, ДП ЮРГУЭС 6.2.2/01 Повышение квалификации сотрудников, ДП ЮРГУЭС 7.4.1/02 Закупки, ДП ЮРГУЭС 8.2.3/01 Мониторинг, измерение и контроль процессов.

3.1 Особенности документирования СМК Высшего колледжа экономики и сервиса (ВКЭС), интегрированного в ЮРГУЭС

Система документации СМК ВКЭС включает как основные документы СМК ЮРГУЭС, так и документы, разработанные непосредственно для колледжа, необходимость в которых связана со спецификой его деятельности в структуре университета (рис. 3). Ее применение способствует:

– достижению соответствия требованиям потребителя и улучшению качества;

– обеспечению соответствующей подготовки кадров;

– повторяемости и прослеживаемости;

– обеспечению объективных свидетельств;

– оцениванию эффективности и постоянной пригодности системы менеджмента качества.

Используя миссию университетского комплекса, которая задает общую направленность жизнедеятельности университета в целом, в колледже разработана политика в области качества с учетом особенностей образовательного процесса по программам среднего профессионального образования.

Рис. Структура документации СМК ВКЭС

Эффективное функционирование системы менеджмента качества, в которую вовлечены все сотрудники колледжа, направлено на реализацию этой политики.

Приоритетными направлениями развития ВКЭС являются:

– ориентация на потребности рынка труда;

– активное взаимодействие со структурными подразделениями университета в учебной, методической и научной деятельности;

– обеспечение высокого уровня практической подготовки, позволяющей выпускнику быстро адаптироваться в современных производственных условиях;

– развитие системы менеджмента качества, способствующей формированию конкурентоспособного и мобильного специалиста со средним профессиональным образованием;

– совершенствование инновационной образовательной деятельности, позволяющей осуществлять обучение по интегрированным профессиональным образовательным программам среднего и высшего образования.

В соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001–2001 были внесены изменения и дополнения в положения о внутриколледжном контроле, классном руководстве, промежуточной аттестации, педагогическом Совете, Совете колледжа и другие. Разработано Положение по воспитательной работе, регулирующее организацию воспитательной работы в колледже, проводимую воспитателем-методистом, классными руководителями и администрацией колледжа, а также сотрудниками культурно-досугового центра ЮРГУЭС совместно с общественными студенческими организациями. В нем выделены структурные подразделения воспитательной работы ВКЭС. Основные направления воспитательной работы определены с учетом аккредитационных показателей и требований внутренней среды.

В состав документации СМК колледжа входят стандарты предприятия (СТП), регламентирующие планирование, организацию и контроль учебного процесса в целях обеспечения качества и конкурентоспособности современных специалистов:

– СТП 05-01 Делопроизводство. Требования к оформлению документов

– СТП 01-01 Курсовые и дипломные проекты (работы). Основные требования к организации и оформлению.

– СТП 09-2003 Отчёт по практике. Требования к объёму и оформлению.

– СТП 10-2003 Промежуточная аттестация. Основные требования к подготовке и проведению.

– СТП 11-2003 Рабочая программа дисциплины. Основные требования к содержанию и оформлению.

– СТП 12-2004 Курсовые проекты (работы). Основные требования к организации и оформлению.

На основе документированных процедур ЮРГУЭС были разработаны матрицы атрибутов процессов СМК в колледже, в которых четко определены основные характеристики и показатели оценки результативности процессов. Результаты оценки функционирования процессов рассматриваются и утверждаются на Совете колледжа, ежегодно делается сравнительный анализ планируемых показателей с полученными, на основании которого разрабатывается план корректирующих и предупреждающих мероприятий.

Важным направлением работ по документированию стало изменение и дополнение Должностных инструкций с учетом требований процессного подхода. Грамотно составленная инструкция позволяет определить обязанности, права и ответственность персонала, систематизировать взаимоотношения между руководителями и подчиненными им работниками, а также упорядочивает информационные потоки. Очевидно, что после описания процессов получается наиболее точное представление о деятельности конкретных сотрудников и все бизнес-операции гармонично импортируются в определенные функции, формально закрепляемые за сотрудниками.

После разработки матриц атрибутов процессов в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001-2001 сформированы рабочие инструкции, регламентирующие организацию и контроль процессов: о зачетной книжке, расписании учебных занятий, дежурстве, ведении журналов учебных занятий и классного руководителя, порядке ликвидации задолженностей, проведении инструктажа по технике безопасности.

Записи по качеству предполагают регистрацию данных, содержащих объективные доказательства функционирования СМК в соответствии с требованиями ИСО 9001-2000. Ответственность за организацию работы с записями несут директор колледжа и уполномоченный по качеству, а также исполнители, осуществляющие регистрацию записей по качеству. Все записи должны вестись и поддерживаться в рабочем состоянии для предоставления достоверных и полных данных о соответствии требованиям и результативности функционирования системы менеджмента качества.

 Скачать реферат