Исследование путей повышения качества услуг, предоставляемых медицинским учреждением, на примере городской больницы № 1 г. Донецка

Прежде чем приступать к внедрению автоматизированной системы управления документооборотом в организации, обычно необходимо произвести частичную реорганизацию его структуры.

Эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления процессами на организации [39].

При наличии автоматизиро

ванной системы управления документооборотом предприятия, руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев. Кроме того, информация подаётся руководителю в удобном виде "с листа" при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или субъективно трактовать информацию при передаче [37].

Внедрение автоматизированной системы управления документооборотом предприятия вносит существенные изменения в управление бизнес-процессами. Каждый документ в интегрированной системе создается автоматически, на основании первичного документа, открывшего процесс. Сотрудники, ответственные за этот процесс лишь контролируют и, при необходимости, вносят изменения в позиции построенных системой документов.

При внедрении автоматизированных систем управления организацией в большинстве случаев возникает активное сопротивление сотрудников на местах, которое является серьезным препятствием для консультантов и вполне способно сорвать или существенно затянуть проект внедрения. Это вызвано несколькими человеческими факторами:

обыкновенным страхом перед нововведениями, консерватизмом (например, медицинскому работнику, проработавшему 30 лет с бумажной картотекой, обычно психологически тяжело пересаживаться за компьютер);

опасение потерять работу или утратить свою незаменимость;

боязнь существенно увеличивающейся ответственности за свои действия.

Руководители организации, принявшие решение автоматизировать документооборот своей организации, в таких случаях должны всячески содействовать ответственной группе специалистов, проводящей внедрение автоматизированной системы управления организацией, вести разъяснительную работу с кадрами, и, кроме того создать у сотрудников всех уровней твёрдое ощущение неизбежности внедрения.

На некоторых этапах внедрения проекта временно возрастает нагрузка на сотрудников предприятия. Это связано с тем, что помимо выполнения обычных рабочих обязанностей, сотрудникам необходимо осваивать новые знания и технологии. Во время проведения опытной эксплуатации и при переходе к реальной эксплуатации системы в течение некоторого времени приходится вести дела, как и в новой системе, так и продолжать ведение их традиционными способами. В связи с этим, отдельные этапы проекта внедрения системы могут затягиваться под предлогом того, что у сотрудников и так хватает срочной работы по прямому назначению, а освоение системы является второстепенным и отвлекающим занятием. В таких случаях руководителю организации, помимо ведения разъяснительной работы с уклоняющимися от освоения новых технологий сотрудниками необходимо:

повысить уровень мотивации сотрудников к освоению системы в форме поощрений и благодарностей;

принять организационные меры к сокращению срока параллельного ведения дел.

Внедрение большинства крупных систем автоматизации управления организацией производится по следующей технологии: формируется небольшая (3-6 человек) рабочая группа, которая проходит максимально полное обучение работе с системой, затем на эту группу ложится значительная часть работы по внедрению системы и дальнейшему ее сопровождению [35].

Особенно важным вопросом является выбор руководителя такой группы и администратора системы. Руководитель, помимо знаний базовых компьютерных технологий, должен обладать глубокими знаниями в области ведения бизнеса и управления. Основными правилами организации рабочей группы являются следующие принципы:

Специалистов рабочей группы необходимо назначать с учетом следующих требований: знание современных компьютерных технологий (и желание осваивать их в дальнейшем), коммуникабельность, ответственность, дисциплинированность.

С особой ответственностью следует подходить к выбору и назначению администратора системы, так как ему будет доступна практически вся корпоративная информация;

Возможное увольнение специалистов из группы внедрения в процессе проекта может крайне негативно отразиться на его результатах. Поэтому членов группы следует выбирать из преданных и надежных сотрудников и выработать систему поддержки этой преданности в течение всего проекта;

После определения сотрудников, входящих в группу внедрения, руководитель проекта должен четко расписать круг решаемых каждым из них задач, формы планов и отчетов, а также длину отчетного периода. В наилучшем случае, отчетным периодом должен быть один день.

Итак, необходимо внедрить электронный документооборот в ГЗО и связанных с ним организаций.

Первый вопрос, который возникает перед принятием решения о внедрении системы документооборота: "А что нам это даст?". И речь здесь идет, в первую очередь, о получении реальной отдачи от внедрения электронного документооборота в организации.

Основные особенности электронного документооборота:

оперативность поиска нужного документа: время поиска необходимого документа сокращается с нескольких часов до нескольких секунд;

ускорение обмена информацией внутри организации: передача документов в электронной форме не требует физического перемещения бумаг и происходит мгновенно;

надежный контроль за прохождением документа: система сохраняет информацию обо всем жизненном цикле документа, а также пользователях, ответственных за данный документ;

снижение рисков утраты или порчи документа: поскольку пользователи работают с электронными копиями документов, риски утраты и порчи оригинала сводятся к минимуму;

снижение риска несанкционированного доступа к документам: надежность и безопасность хранения электронных версий документа по сравнению с бумажными аналогами позволяет осуществить надежную защиту и контролировать доступ к документам;

отсутствие необходимости многократного копирования и распечатки: согласование и подписание всех внутренних документов организации не требует "твердых копий", что значительно снижает затраты на расходные материалы;

резкое снижение стоимости архивного хранения электронных документов и оперативность доступа к архивной информации: при общей тенденции к повышению долговечности и надежности электронных носителей и их стремительном удешевлении происходит экономия как за счет стоимости носителя, так и за счет площадей, занимаемых архивом;

система напоминаний пользователям о выданных заданиях: электронный документооборот уведомляет пользователей о приближении контрольных точек, тем самым исключая "забывчивость" сотрудников;

инструмент для оценки загрузки и эффективности работы персонала: поскольку все действия пользователей фиксируются в системе, существует возможность оценить степень загруженности каждого сотрудника и его исполнительность;

 Скачать реферат