Основы менеджмента
Хотя результирующий контроль осуществляется слишком поздно для того, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он имеет две важные функции:
А) он дает руководству информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы придется выполнять в будущем. Сравнивая фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет возможность лучше оценить, нас
колько реалистичны были их планы. Это позволяет сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.
Б) вторая функция состоит в том, чтобы способствовать мотивации. По словам Уильяма Ньюмана измерять результативность необходимо «для того, чтобы сформулировать будущие ожидания о существовании тесной связи между фактическими результатами и вознаграждением».
Процесс контроля.
В процедуре контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними конкретных результатов и принятие необходимых корректирующих действий.
Установление стандартов. Стандарты - это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается корректировки. Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов должны иметь две отличительные особенности: они характеризуются наличием временных рамок, в которые должна быть выполнена работа, и конкретных критериев по отношению к которым можно оценить степень выполнения работы (достичь увеличение прибыли до такого-то объема за определенный период времени). Показатель результативности точно определяет, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей.
Относительно легко установить показатели результативности для таких величин как прибыль, объем продаж, себестоимость, материалоемкость и т.д. Но некоторые важные цели и задачи организации выразить в числах невозможно (улучшение морального климата в организации и т.д. - обычно связано с человеческим фактором, область, в которой установить показатели результативности особенно трудно, это НИОКР). Некоторые из этих явно не поддающихся измерению величин можно выразить косвенно (например, малое количество увольнений является показателем удовлетворенности работников условиями выполнения производственных заданий).
Однако, невозможность выразить показатель результативности непосредственно в количественной форме не должно служить оправданием того, чтобы не устанавливать контрольных стандартов в этой области вообще. Даже субъективный показатель при условии того, что осознается его ограниченность, лучше, чем ничего. Руководство не может эффективно осуществлять контроль без показателя результативности какого-либо типа.
Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами. Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении результатов контроля с установленными стандартами. На этом этапе, менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям.
Масштаб допустимых отклонений. Одна из характерных черт хорошего стандарта системы контроля состоит в том, что в нем содержатся реалистичные допуски параметра цели. В связи с этим руководство высшего звена устанавливает масштаб допустимых отклонений, в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызвать тревоги.
Определение масштаба допустимых отклонений - вопрос кардинально важный. Если взять большой масштаб, то возникающие проблемы могут принять непредсказуемые очертания. Если масштаб взять слишком маленький, то организация обязана реагировать на небольшие отклонения, в подобных ситуациях достигается высокая степень контроля, однако сам контроль зачастую становится неэкономным, а следовательно неэффективным. Затраты на систему контроля состоят из затрат времени, затрачиваемыми менеджерами и другими работниками на осуществление функции контроля, а также на все виды оборудования, используемые при контроле.
Один из способов возможного увеличения экономической эффективности контроля состоит в использовании метода управления по принципу исключения. Состоит он в том, что система—контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов.
Основная проблема, конечно, состоит в том, чтобы определить по-настоящему важные отклонения.
Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты, - это самый трудный и самый дорогостоящий элемент контроля. Вначале необходимо выбрать единицу измерения, причем такую, которую можно преобразовать в те единицы, в которых выражен стандарт. Так, если установленный стандарт - это прибыль, то измерения следует вести в рублях или процентах в зависимости от формы выражения стандарта. Равно важно. чтобы скорость, частота и точность измерений тоже были согласованы с деятельностью, подлежащей контролю. Наиболее часто используемый метод - выборки (чтобы не проверять весь объем партии). Аналогично большинство организаций не слишком часто используют аудиторские проверки и инвентаризацию материальных запасов (однако банки, напротив, пересчитывают выручку каждый день - деньги очень привлекательный предмет для кражи).
Передача и распространение информации играет ключевую роль в обеспечении контроля. Для того, чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо обязательно довести до сведения работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, поступающей вовремя и доводить до сведения ответственных за соответствующие участки работников в виде легко позволяющей принять необходимые решения и действия.
И снова отметим, что существуют очевидные свидетельства того, что если активно искать содействия людей, затрагиваемых мерами контроля, то это увеличит взаимное доверие, улучшит распространение информации и, таким образом, будет способствовать повышению эффективности системы контроля.
Оценка информации о результатах - заключительная стадия этапа сопоставления. Менеджер должен решить та ли информация о результатах получена и важна ли она. Важная информация - это та информация, которая адекватно описывает исследуемое явление и существенно необходима для принятия правильного решения. Зачастую, менеджеры должны давать личные оценки и интерпретировать значимость полученной информации - это элемент работы успешного управленца.
Действия – заключительный этап контроля. Здесь менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения - ничего на предпринимать, устранить отклонения или пересмотреть стандарт.
Ничего не предпринимать. Если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются, лучше всего ничего не предпринимать. В управлении нельзя, однако, рассчитывать на то, что случившееся один раз снова повторится. Даже наиболее совершенные методы должны подвергаться изменениям.
Устранить отклонение. Проводимая корректировка должна концентрироваться на устранении настоящей причины отклонения. В идеале стадия измерений должна показывать масштаб отклонения от стандарта и точно указывать его причину. Смысл корректировки состоит в том, чтобы понять причины отклонения и добиться возвращения организации к правильному образу действий.
Скачать реферат