Основы менеджмента

Важным аспектом контроля является определение, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению ее общих целей.

Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна, из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что каждый руководитель, независимо от ранга, должен осуществлять конт

роль как обязательную часть своих должностных обязанностей.

Существует три разновидности контроля:

Предварительный Текущий Заключительный

1-й этап 2-й этап 3-й этап

--- Время ---

Предварительный контроль (или опережающий контроль) позволяет проверить готовность фирмы к началу работы (то есть осуществляется до начала производственной деятельности). Основным средством осуществления опережающего контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то строгое их соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать четкие должностные инструкции, доходчиво доводить формулировки целей до подчиненных, набирать квалифицированный аппарат, все это будет увеличивать вероятность того, что организация будет функционировать эффективно.

Человеческие ресурсы. Предварительный контроль в этой области достигается за счет тщательного анализа деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и эффективного отбора наиболее квалифицированных и подготовленных сотрудников. Критерии контроля: минимальный образовательный уровень, стаж работы, рекомендации (часто применяется система тестов и собеседований). Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после найма (служба управления персоналом, трудовые психологи и т.д.) в ходе курса переподготовки и повышения квалификации.

Материальные ресурсы. Очевидно, что сделать высококачественный продукт из плохого сырья невозможно. Поэтому промышленные фирмы устанавливают обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов. Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. К методам контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Финансовые ресурсы. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (текущий финансовый план), который позволяет также осуществлять функцию планирования. Бюджет дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, они у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют какому-либо подразделению или организации в целом исчерпать свои финансовые средства до конца.

Текущий контроль. Как это собственно следует из названия, текущий контроль оуществляется непосредственно за технологическим процессом в ходе проведения работ. Чаще всего, объектами текущего контроля являются подчиненные.

Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы.

Система обратной связи. Обратная связь, в том смысле, в котором мы будем его понимать здесь, - это данные о полученных результатах. Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника подчиненному о неудовлетворительном выполнении работы.

Контроль по средством системы обратной связи не является изобретением теории управления организациями. Такие системы, одни из наиболее распространенных явлений в природе. Поддержание температуры тела на уровни 36,6 С достигается при помощи автоматической исключительно сложной системы контроля с обратной связью. Вы используете систему обратной связи когда берете какой-либо предмет в руки. Ваши глаза видят этот предмет и посылают соответствующую информацию в мозг, а тот направляет команды мускулам. Глаза оценивают расстояние до предмета и отправляют информацию в мозг, который в свою очередь дает соответствующие корректировочные команды мускулам.

Все системы обратной связи (биологические и организационные) состоят из одних и тех же фундаментальных элементов.

1. Имеют цели;

2. Используют внешние ресурсы;

3. Преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования;

4. Следят за значительными отклонениями от намеченных целей;

5. Корректируют эти отклонения для того, чтобы обеспечить достижение целей.

Системы с обратной связью влияют на «входы», чтобы достичь требуемых характеристик на выходе. «Входом» являются все виды ресурсов (материальные, человеческие, финансовые). «Выходом» являются товары и услуги. Большинство организационных систем контроля с обратной связью относятся к открытым, или незамкнутым, системам. Внешний для таких систем элемент - менеджер - регулярно воздействует на эту систему, внося изменения как в ее цели, так и в функционирование.

Отклонения могут вызвать как внешние (внешняя среда), так и внутренние (внутренняя среда) факторы. Вполне допустимо рассматривать управление, в основном как попытку обеспечить функционирование организации в качестве системы с эффективной обратной связью. То есть системы, которые обеспечивают исходные характеристики на заданном уровне, несмотря на воздействие внешних и внутренних отклоняющих факторов. Однако, как мы уже поняли, хорошее управление выходит далеко за рамки простого стремления обеспечить статус-кво и адекватно реагировать на возникающие проблемы. Если организация" не стремится адаптировать и усовершенствовать свою деятельность, она вряд ли останется эффективной в долгосрочном плане.

Как нетрудно догадаться, текущий контроль является основным видом контроля. Одна из форм текущего контроля оперативный контроль за производственно-хозяйственной деятельностью фирмы (за технологией качеством продукции и т.д.); другая – стратегический, определяющий эффективность работы организации, использование ее ресурсов, т.е. производительность труда, материальность, прибыльность.

Для текущего контроля характерным является установление стандартов, или нормативов, подлежащих регулярному контролю.

Стандарты (нормативы) критерии, по которым можно оценивать результаты деятельности.

Существует три вида нормативов:

1. натуральные. К ним относятся нормы расходов материалов на единицу продукции;

2. стоимостные. Можно отнести смету предстоящих расходов;

3. временные - определяют время, необходимое для осуществления той или иной задачи.

Измерения - самый трудный и дорогостоящий элемент контроля. Затраты, связанные с измерениями, зачастую определяют, стоит ли вообще заниматься контролем.

Заключительный контроль. Итоговый или результирующий контроль связан с оценкой выполнения фирмой своих планов. Он требует всестороннего анализа сильных и слабых сторон деятельности организации за истекший период с целью получения необходимой информации для последующих этапов планирования. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена.

 Скачать реферат